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Ein Umzug im Privaten ist schon stressig genug. Doch das ist nicht zu vergleichen mit einem Firmenumzug. Denn zu einem Firmenumzug gehört nicht nur der Abtransport der Büromöbel. Auch die ganze Technikeinrichtung von Drucker, PC, Telefonen und Co. bis hin zu allen Ablageordnern muss mitgenommen werden. Damit hier nichts vergessen wird, hilft eine individuelle Checkliste. 4 bis 6 Monate vor dem Umzug Fällt die Entscheidung in ein neues Bürogebäude zu ziehen, sollte spätestens bei der Unterschrift die Kündigung der alten Büroräume erfolgen. Danach sollte die Suche nach einer geeigneten Umzugsfirma beginnen. Beauftrage ein Umzugsunternehmen in der Nähe, damit alle Möbel, Rechner, Server usw. fachgerecht transportiert werden. Im gleichen Schritt gilt es, die Mitarbeiter über die Verlagerung der Büroräume zu informieren – ebenso wie alle Kunden und Geschäftspartner. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, den bevorstehenden Umzug in die E-Mailsignaturen der Mitarbeiter zu vermerken. In diesem Hinweis kann bereits die neue Adresse auftauchen. Damit die Post nach dem Firmenumzug ohne Verzögerung zugestellt werden kann, ist 4 bis 6 Monate davor die beste Zeit, einen Nachsendeantrag bei der Post aufzugeben. Um den Verlust wichtiger Briefe zu verhindern, können in diesem Zusammenhang wichtige Ämter, Dienstleister und Behörden extra informiert werden. 2 bis 4 Monate vor dem Umzug Je näher der Umzug rückt, desto wichtiger ist es, sich von altem Ballast zu befreien. Dazu gehört unter anderem das Ausmisten an den einzelnen Mitarbeiterarbeitsplätzen. Aber auch in den Lagerräumen oder in den alten Archiven. Doch so einfach wie sich das anhört, ist es leider nicht. Denn im Zuge der DSGVO müssen bei der Aktenvernichtung einige Punkte beachtet werden. So müssen folgende Unterlagen zwingend geschreddert werden:
Auch alte Datenträger, Festplatten oder CDs müssen richtig vernichtet werden. Hier hilft, für eine datenschutzkonforme Vernichtung nur ein spezieller Datenvernichter. Neben der Aktenvernichtung sind in den letzten 2 bis 4 Monaten vor dem Firmenumzug aber noch weitere Dinge zu tun. Dazu gehören:
2 bis 3 Wochen vor dem Umzug Spätestens jetzt sollte die Adressänderung organisiert werden. Das betrifft nicht nur die E-Mailsignatur. Eventuell müssen auch Briefbögen oder digitale Briefköpfe in der Buchhaltungssoftware angepasst werden. Während dieser Zeit ist es auch sinnvoll, den Zustand der neuen und alten Büroräume nochmals genau zu kontrollieren. Gibt es irgendwelche Schäden, die noch behoben werden müssen? In diesem Zusammenhang ist es immer ratsam, alles genau mit Fotos zu dokumentieren. 1 Woche vor dem Umzug Spätestens jetzt sollten die Umzugskartons der beauftragten Umzugsfirma angeliefert werden. Alle Büromaterialien, wie alte Aktenordner oder Ersatzdrucker und Co. können bereits verpackt werden. Wichtig ist eine ordentliche Beschriftung aller Kartons. Neben dem Inhalt empfiehlt sich ein Vermerk des jeweiligen Stockwerks des neuen Büros und, wenn vorhanden, der Zimmernummer im neuen Gebäude. Auch hier kann eine gründliche Fotodokumentation hilfreich sein. Der Umzugstag Spätestens am Umzugstag muss die restliche Bürotechnik verstaut werden. Sinnvollerweise wird aber bereits einen Tag davor nicht mehr gearbeitet und alles ordentlich verpackt. Den Abtransport und das Möbel schleppen oder Kartons tragen übernehmen zum Glück die Leute des Umzugsunternehmens. Wichtig ist, dass im neuen Büro mindestens eine Ansprechperson für wichtige Fragen ist. Diese sollte auch die Einweisung und Organisation des alten Büroinventars übernehmen. Doch auch in den alten Büros muss mindestens eine weisungsbefugte Person, am besten der Chef, vor Ort sein. Schließlich steht am Ende des Auszugs noch ein wichtiger Punkt auf der Agenda: die Schlüsselübergabe. Erst danach ist der Umzug abgeschlossen. Die ersten Tage in den neuen Büroräumen Natürlich ist es auch bei der besten Planung nicht ausgeschlossen, dass es gerade in den ersten Tagen in den neuen Räumlichkeiten zu kleinen Problemen kommt. Nicht immer wird alles auf Anhieb gefunden. Oder es gibt Probleme bei der Firmentechnik. In all dem Trubel darf jedoch eine Sache nicht vergessen werden: Das Anpassen des Impressums auf der Homepage sowie die Kontaktdaten. |
